اتاق جلسات هوشمند

اتاق جلسات هوشمند جزئی جدا نشدنی از تجارت است. شما از آنها برای ارائه ایده به مشتریان و کارمندان ، جمع آوری بازخورد ، طوفان مغزی و انجام فعالیتهای مختلف دیگر استفاده می کنید.

با این حال ، اگر یافتن یک اتاق جلسه در دسترس شما نیم ساعت طول بکشد و سپس پانزده دقیقه دیگر برای اتصال و راه اندازی تمام دستگاه ها ، می تواند بر روی بهره وری تیم شما تأثیر منفی بگذارد. به همین دلیل است که یک اتاق جلسات باید تمام ویژگی های مورد نیاز را داشته باشد که فعالیت های اضافی را به حداقل ممکن برساند و اثر بخشی جلسه را افزایش دهد.

برای تحقق این امر ، شما باید اتاق جلسات مناسبی را پیدا کنید یا ایجاد کنید. به عنوان مثال ، هنگ کنگ ، مکان های زیادی برای جلسات اجتماعات متناسب با نیازهای شما دارد. به دنبال این روند ، ما به بررسی ویژگی های اساسی هر اتاق جلسات هوشمند برای کارآمدترین جلسات کنفرانس خواهیم پرداخت.

شرایط اتاق جلسات

برای بهره وری بیشتر از جلسات ، باید یک اتاق جلسات را در ساختمانی با امکانات مدرن ایجاد کنید. در اتاق جلسات می توانید برخی از راحتی های دیگر مانند صندلی های اداری ارگونومیک ، تهویه مطبوع ، و همچنین کنترل نور و دما را فراهم کنید.

طراحی داخلی نباید خیلی عقیم باشد ، اما مراقب باشید که آن را بیش از حد منحرف نکنید. هر دو گزینه می توانند نتیجه مثبتی نداشته باشند. در عین حال ، فضاهای کنفرانس مدرن می توانند اتاق های مختلفی داشته باشند. به عنوان مثال ، یکی می تواند یک اتاق هیئت مدیره شرکت با تخته سفید هوشمند باشد ، در حالی که دیگری می تواند یک اتاق راحت با مبل برای مکالمه گاه به گاه باشد.

در پایان ، مهمترین قسمت داشتن فناوری لازم است. با توجه به مطالعات اخیر ، بیش از 90٪ از کارکنان می گویند که داشتن فناوری مورد نیاز بیشترین تأثیر را در شادی کاری آنها دارد. در بخش بعدی در مورد این صحبت خواهیم کرد.

اتاق هوشمند را با تمام نیازها تهیه کنید

هنگام سرمایه گذاری در فناوری اتاق جلسات هوشمند ، موارد خاصی وجود دارد که باید همیشه آنها را بگنجانید. اول از همه ، شما باید اطمینان حاصل کنید که سیم های برق کافی برای کارمندان برای اتصال لپ تاپ ، تلفن های هوشمند و سایر دستگاه ها وجود دارد.

سپس ، اتاق هوشمند را با نیازهای اضافی تأمین کنید. اتصال به اینترنت خوب ضروری است و عملکرد نمایش آینه برای نمایش وب که شامل محتوای چندرسانه ای و همچنین کنفرانس های ویدیویی است ، مفید خواهد بود.

در آخر ، باید به دنبال این باشید که اتاق جلسات را تا حد امکان کاربرپسند کنید. بسیاری از کارکنانی که از اتاق بازدید می کنند ، اهل فن نیستند. باید زمان کار آنها در اطراف همه ابزارها و دستگاه ها را کاهش دهید و به آنها اجازه دهید روی ایده پردازی و خلاقیت تمرکز کنند. ساده ترین راه برای جلوگیری از این کار اجرای یک صفحه کنترل یا یک صفحه هوشمند است که به آنها امکان می دهد دستگاه های خود را به راحتی متصل کنند.

یک صفحه هوشمند اتاق جلسات دریافت کنید

هر اتاق جلسه به چیزی برای مشاهده مطالب نیاز دارد. با این حال ، به ندرت تابلوهای پیام و تخته سیاه در اتاق جلسات مدرن پیدا می کنید ، زیرا معمولاً با صفحه هوشمند اتاق جلسات جایگزین می شوند. این اتاق ها باید از هر اتاق جلسات هوشمند برخوردار باشد.

به لطف تابلوهای هوشمند ، کنفرانس ها هرگز راحت تر نبوده اند. برای یادداشت برداری ، ایده پردازی ، استفاده از برنامه های Microsoft Office ، مرور اینترنت و موارد دیگر می توانید از همین دستگاه استفاده کنید. همچنین این کار کارمندان از راه دور شما را برای شرکت در اتاق جلسات آسان می کند زیرا می توانید از برد هوشمند برای کنفرانس ویدیویی نیز استفاده کنید.
تخته سفید به کاربران امکان می دهد تا به راحتی از طریق دستگاه های خود به این صفحه تعاملی متصل شوند ، یادداشت های خود را بگذارند ، فایل ها را ذخیره و بارگذاری کنند و به بسیاری از ویژگی های دیگر دسترسی پیدا کنند. برخی از بهترین بردهای تعاملی موجود در بازار شامل Samsung Flip ، Google Jamboard ، Cisco Vebex و Microsoft Surface Hub است.

سیستم رزرو و امنیت را تنظیم کنید

شما باید یک سیستم اتاق جلسات هوشمند برای رزرو اتاق و امنیت داده ها تنظیم کنید.
وقتی نوبت به رزرو می رسد ، بسیاری از سازمان ها از روش های رزرو ساده مانند Google Calendar یا Outlook Calendar برای برنامه ریزی آسان جلسه استفاده می کنند. با این حال ، اگر تیمی از این طریق رزرو کند و نشان داده نشود ، این می تواند به کمبود غیر ضروری اسلات موجود منجر شود.

برای جلوگیری از این امر ، بسیاری از سازمانها با تکیه بر فن آوری های جدید شروع به کار می کنند که می تواند به طور خودکار قرار ملاقات را لغو کند در صورتی که کسی به مدت 15 دقیقه در سیستم حضور پیدا نکند ، بنابراین فضای موجود را برای تیم دیگری فراهم می کند. این سیستم همچنین می تواند تیمی را که چندین بار در جلسه تعیین شده نشان داده نمی شود مسدود یا در لیست سیاه قرار دهد.

در قسمت امنیت ، مهم است که پس از پایان جلسه ، تمام داده های صفحه هوشمند حذف شوند. تابلوهای هوشمند به همه کاربران امکان می دهد جلسه را برای بررسی بعدی بارگیری کنند و یک ویژگی وجود دارد که به شما امکان می دهد یک کنفرانس را ضبط کرده و برای همکاران غایب ارسال کنید.

اکثر این دستگاه ها با پایان یافتن تمام داده ها به هر یک از اعضا اجازه می دهند تا دکمه “من تمام شد” را در کنار نام خود بزنند. وقتی آخرین عضو دکمه را کلیک می کند ، هیئت مدیره تمام محتوای جلسه را حذف می کند.